Allerdings wissen viele Menschen nicht, was eine elektronische Signatur eigentlich ist. Dieser Artikel soll hier Abhilfe schaffen. Außerdem soll er aufzeigen, was eine solche Signatur, PDF-Dokumente, Unternehmen, Verträge, Vorschriften und Zertifikate gemeinsam haben und ob digitale Signaturen eine sinnvolle Lösung sind. Beginnen wir mit den Grundlagen:
Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?
Eine elektronische Signatur ist ein digitaler Code, der zur Authentifizierung elektronischer Dokumente verwendet wird. Mit dieser Signatur kann die Identität des Absenders sowie die Integrität des Dokuments überprüft werden. Im Gegensatz zu einer handschriftlichen Unterschrift kann eine elektronische Unterschrift leicht überprüft und authentifiziert werden. Das bedeutet, dass in allen Branchen, in denen es Anwendungsfälle für analoge Signaturen gibt, diese durch eine elektronische Signaturlösung ersetzt werden können. Dazu gehören z.B. Verträge aller Art, Verwaltungsdokumente und Genehmigungen. Dieser wird die digitale Signatur gegenübergestellt. Die Unterschiede zwischen den beiden Signaturen werden in dem Artikel "Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur" näher erläutert. Dieser Artikel befasst sich auch mit den Grundsätzen der elektronischen Signatur. Nachdem wir nun die Definition geklärt haben, kommen wir nun zum funktionalen Aspekt:
Wie funktioniert eigentlich eine elektronische Signatur?
Unterschriften werden benötigt, um Verträge zu unterzeichnen. In der Vergangenheit wurden diese immer schriftlich geleistet, was heute als überholt gilt.
Viele Dokumente, Verträge und Bescheinigungen werden heute per E-Mail verschickt und/oder können als PDF-Dokumente abgerufen werden. Die Geschäftsprozesse unterliegen also einer weiteren Digitalisierung und bieten somit gute Rahmenbedingungen für die Integration der elektronischen Signatur. Um die Digitalisierung voranzutreiben und den Workflow für das Team nicht zu unterbrechen, bieten sich elektronische Signaturen als Teil der Lösung an. Diese basieren auf einer spezifischen Software oder einem Tool, das die Unterzeichnung der verschiedenen Dokumente vereinfacht. Dazu werden die Dokumente hochgeladen und die digitale Unterschrift wird von den Geschäftspartnern auf dem Dokument geleistet. Auf diese Weise kann der Status der Unterschriften der am Dokument beteiligten Partner praktisch ohne weitere Hilfe überblickt werden, was auch die Navigation durch die Seiten des Dokuments vereinfacht.
Technisch werden die Daten verschlüsselt, um die datenbezogenen Informationen zu schützen und sie für Dritte unzugänglich zu machen. Dennoch ist für die Unterzeichner kein Login erforderlich, sondern nur für den Aussteller, wofür zumindest eine E-Mail-Adresse benötigt wird. Damit wird das Signieren für alle Partner zum Kinderspiel. Nur gibt es verschiedene Prozesse und Berechtigungen, die eine Signatur auslösen oder bestätigen können, die jeweils wieder unterschiedliche Sicherheitsaspekte erfordern. Daraus ergibt sich automatisch die folgende Frage:
Gibt es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen?
Um es kurz zu machen: Ja, die gibt es. So gibt es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, darunter die einfache elektronische Signatur, die "fortgeschrittene elektronische Signatur" (FES) und schließlich die "qualifizierte elektronische Signatur" (QES). Jede von ihnen hat ein bestimmtes Maß an Authentifizierung und die Definition von Sicherheit durch gesetzliche Vorschriften. Verschiedene Bereiche und Dokumente erfordern daher unterschiedliche elektronische Signaturen. Doch mehr zu diesem Thema in einem der nächsten Artikel. Damit sind die Möglichkeiten elektronischer Signaturen noch lange nicht erschöpft:
Welche Möglichkeiten bieten die elektronischen Signaturen noch?
Neben dem Signieren entstehen auch andere Lösungen für Unternehmen, die ganz nebenbei andere Themen abdecken. Diese Form der Signatur erleichtert also die Kommunikation erheblich, erfordert aber auch Vertrauen und damit Vertrauensdienste, um alle Transaktionen für alle Partner sicher zu machen. Prozesse können so weiter vereinfacht werden. Auch der Informationsfluss wird verbessert, was natürlich für die Mitarbeiter und damit für das Zeitmanagement wertvoll ist.
Die gewonnene Zeit der Mitarbeiter kann besser für andere Aufgaben, wie Service und Support, genutzt werden. Die Möglichkeiten sind also sehr vielfältig und noch lange nicht ausgeschöpft, denn die elektronische Signatur steckt noch in den Kinderschuhen. Es wird jedoch noch einige Zeit dauern, bis sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können.